トリまとめ
手順書はあるのに、
「誰から誰へ渡るのか」が見えない。
文章の手順書では、渡す相手・差戻し・待ち時間が並びません。
いまその業務が回っているのは、担当している人が全部覚えているから。
その人が休んだ・異動した瞬間に詰みます。
トリマくんが読んで、誰が見ても分かる1枚の図に組み直します。
- 引き合い内容をヒアリングする
- 見積書を作成して提出する
- 顧客の発注可否を確認する…
点を、線にする。
手順書が「その通りに回せる」ことと、経営がうまくいくことは別の問題です。
目の前の作業をこなすためだけの記録
承認や入力の手順は書いてあっても、「なぜその承認が要るのか」「その先で誰が何に使うのか」までは書かれていません。
「何のためにやるか」でつながった1枚の図
各工程を上流・下流の関係でリンクします。手順をなぞれることではなく、なぜそうなっているかが分かる状態を作ります。
線になって初めて、この3つが判断できるようになります。
どこに人を割くべきか
「作業ができる人」ではなく「その工程の目的を判断できる人」が必要な箇所が分かります。点のままでは、誰が本当に必要か区別できません。
どこを自動化すべきか
目的に対して手段が過剰な工程（人でなくてもいい工程）が、線になって初めて見えてきます。点のままでは「忙しそうな作業」としか分かりません。
どこからAIに任せるべきか
目的が明確で判断基準を言語化できる工程から、優先順位がつけられます。点のままでは、優先順位のつけようがありません。
やることは、3つだけ。
新しく資料を書き起こす必要はありません。
いま手元にあるものを、そのまま渡してください。
入れる
ファイルをドラッグするだけ。手順書がまだ無い業務は、話した内容を録音して入れてもOKです。
答える
書かれていなかったところを、1問ずつ聞きます。答えると、その場で図を作り直します。
受け取る
PowerPoint でお渡しします。画像ではないので、あとから社内で自由に直せます。
図が1枚、ではありません。
会議にそのまま持って行ける一式です。
下はすべて、実際に手順書1本から自動でできあがったページです。
担当者ごとのレーン。使うシステムも帳票も、差戻しの線まで描きます。
同じ手順書から、この4ページも一緒にできあがります。
読む人が迷わないよう、記号と線の意味を最初に置きます。
工程ごとの担当・作業・使うもの・備考を、表にして添えます。
高額承認が口頭確認のみ、システムが非連携。図にして見えたことを言葉で。
読み取れなかったことは、確認先つきの質問として並べます。
書いてなかったことは、
勝手に描きません。
いちばん危ないのは、それらしく埋まった図です。 資料に無いことをAIが補うと、誰も気づかないまま「そういう手順だった」ことになってしまいます。
推測で線を引く。読んだ人は、それが想像だと気づけません。
読み取れた側だけを描き、残りは「要確認」で止めて、質問としてお返しします。
導入前に、よく聞かれること。
手順書がまだ無い業務でも使えますか？
できあがった図は、自分たちで直せますか？
1本あたり、どれくらいで出てきますか？
読み取りの精度はどのくらいですか？
すぐに自分で登録して試せますか？
まずは1本、作ってみてください。
Word・PDF・Excel の手順書を入れるだけで、業務フロー図がその場でできあがります。まずは実際に触って、できあがりでご判断ください。