トリまとめ
手順書はあるのに、
「誰から誰へ渡るのか」が見えない。
文章の手順書では、渡す相手・差戻し・待ち時間が並びません。
いまその業務が回っているのは、担当している人が全部覚えているから。
その人が休んだ・異動した瞬間に詰みます。
トリマくんが読んで、誰が見ても分かる1枚の図に組み直します。
- 引き合い内容をヒアリングする
- 見積書を作成して提出する
- 顧客の発注可否を確認する…
点を、線にする。
手順書が「その通りに回せる」ことと、経営がうまくいくことは別の問題です。
目の前の作業をこなすためだけの記録
承認や入力の手順は書いてあっても、「なぜその承認が要るのか」「その先で誰が何に使うのか」までは書かれていません。
「何のためにやるか」でつながった1枚の図
各工程を上流・下流の関係でリンクします。手順をなぞれることではなく、なぜそうなっているかが分かる状態を作ります。
線になって初めて、この3つが判断できるようになります。
どこに人を割くべきか
「作業ができる人」ではなく「その工程の目的を判断できる人」が必要な箇所が分かります。点のままでは、誰が本当に必要か区別できません。
どこを自動化すべきか
目的に対して手段が過剰な工程（人でなくてもいい工程）が、線になって初めて見えてきます。点のままでは「忙しそうな作業」としか分かりません。
どこからAIに任せるべきか
目的が明確で判断基準を言語化できる工程から、優先順位がつけられます。点のままでは、優先順位のつけようがありません。
やることは、3つだけ。
新しく資料を書き起こす必要はありません。
いま手元にあるものを、そのまま渡してください。
入れる
ファイルをドラッグするだけ。手順書がまだ無い業務は、話した内容を録音して入れてもOKです。
答える
書かれていなかったところを、1問ずつ聞きます。答えると、その場で図を作り直します。
受け取る
PowerPoint でお渡しします。画像ではないので、あとから社内で自由に直せます。
図が1枚、ではありません。
会議にそのまま持って行ける一式です。
下はすべて、実際に手順書1本から自動でできあがったページです。
担当者ごとのレーン。使うシステムも帳票も、差戻しの線まで描きます。
同じ手順書から、この4ページも一緒にできあがります。
読む人が迷わないよう、記号と線の意味を最初に置きます。
工程ごとの担当・作業・使うもの・備考を、表にして添えます。
高額承認が口頭確認のみ、システムが非連携。図にして見えたことを言葉で。
読み取れなかったことは、確認先つきの質問として並べます。
書いてなかったことは、
勝手に描きません。
いちばん危ないのは、それらしく埋まった図です。 資料に無いことをAIが補うと、誰も気づかないまま「そういう手順だった」ことになってしまいます。
推測で線を引く。読んだ人は、それが想像だと気づけません。
読み取れた側だけを描き、残りは「要確認」で止めて、質問としてお返しします。
まずはとにかく、
使ってみてください。
ライト
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導入前に、よく聞かれること。
手順書がまだ無い業務でも使えますか？
できあがった図は、自分たちで直せますか？
1本あたり、どれくらいで出てきますか？
読み取りの精度はどのくらいですか？
すぐに自分で登録して試せますか？
まずは1本、作ってみてください。
Word・PDF・Excel の手順書を入れるだけで、業務フロー図がその場でできあがります。まずは実際に触って、できあがりでご判断ください。