電子帳簿保存法の事務処理規程を用意する

メールやチャットで受け取った領収書・請求書のデータは、電子帳簿保存法のルールに沿って保存します。事務処理規程は、そのために社内の決まりを書面にしておくものです。トリまとめでは、国税庁のひな形に会社名や日付などを入れたものをダウンロードできます。

何のために作るのか

電子で受け取った取引のデータを保存するときは、あとから勝手に書き換えられないようにする「真実性の確保」が必要です。国税庁の案内では、次の4つのうち、いずれかを行えばよいとされています。

• タイムスタンプが付いたデータを受け取る
• 受け取ったデータにタイムスタンプを付ける
• 訂正や削除の履歴が残るシステム、または訂正や削除ができないシステムで受け取り、保存する
• 正当な理由のない訂正や削除を防ぐ事務処理規程を作り、そのとおりに運用し、備え付ける

トリまとめでダウンロードできるのは、4つ目の規程です。詳しくは、国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】をご覧ください。

作らないとどうなるか

規程をダウンロードしなくても、トリまとめの機能は止まりません。ただし、これはお客さまご自身の税務上の備えです。ほかの3つの方法で対応していない場合は、用意しておくことをおすすめします。

手順

画面右上の「アカウント設定」を押し、左のメニューの「契約者情報」を押して、画面の下へ進みます。開けるのは管理者の方だけです。

「自動判定（会社名から）」を選ぶと、会社名に「株式会社」「合同会社」などが入っていれば法人向け、入っていなければ個人事業主向けになります。合わないときは、「法人」か「個人事業主」を選んでください。

ダウンロードされるもの

ZIPファイルが1つダウンロードされ、中にWordファイルが2つ入っています。

• 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
• 記入の手引き

法人向けの規程には、トリまとめに登録されている内容が次のように入ります。個人事業主向けに入るのは、日付だけです。

場所	入る内容	もとになる情報
第1条・第2条	会社名	登録時の会社名
第3条・第7条	代表者　お名前	最初に登録された管理者のお名前
第4条	電子取引の範囲	メールで証憑を受け取った実績、Slack・Chatworkの接続、銀行明細の取り込みの有無
第5条	保存年数（7年間）	決まった値
第6条	対象データ（領収書・請求書、入出金明細）	決まった値
附則	日付	ダウンロードした日

ダウンロードしたあとにすること

1. 「記入の手引き」を開き、確かめる場所を確認します。
2. 管理責任者のお名前を、実際の担当の方に合わせます。
3. 第4条のECサイトの行は、利用していなければ削除します。
4. 第5条の保存年数は、欠損金が生じた事業年度があれば10年間にします。
5. できあがった規程を社内に備え付け、そのとおりに運用します。

規程はトリまとめに保存されません。お手元で保管してください。ダウンロードしたことは「操作の記録」に残ります。

関連する記事

• 契約者情報を入力する
• 操作の記録を確認する